Inspiration

Comment créer un cahier des charges ?

Anthony Peltier3 janvier 2017

Bonjour à tous,

Chose promise chose due, lors de mon petit tutoriel sur comment choisir un prestataire,  je vous avait dit que je ferai un petit et rapide tutoriel sur la réalisation du cahier des charges. C’est toujours difficile de se lancer dans la réalisation d’un cahier des charges alors je vous propose de faire un petit tour d’horizon de ce qu’est le cahier des charges et de la façon de le rédiger.

Tout d’abord, il faut savoir que la construction d’un cahier des charges est différente d’un projet à un autre. Il existe cependant quelques règles communes à tous.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Il est clair que lors de la construction d’un pont ou d’un immeuble, il coûte très cher de corriger un défaut dans les fondations lorsque les ouvriers sont en train de faire les finitions. Il en est de même pour tous les projets. Les demandes de modifications tardives engendrent des frais supplémentaires. C’est pourquoi il est important de réfléchir à son projet en profondeur et de donner au prestataire toutes les clés pour sa réalisation ; c’est à ce moment là qu’intervient le cahier des charges.

Le cahier des charges est un document qui définit et décris précisément et en détails, ce qui est attendu du prestataire par le client. Il doit donc contenir toutes les informations nécessaires pour que le prestataire à qui vous allez confier votre projet puisse exécuter la tâche et satisfaire vos attentes.

Il s’agit aussi d’un document contractuel permettant d’une part de garantir au client que les livrables seront conformes à ce qui est écrit, d’autre part d’éviter que le client modifie son souhait au fur et à mesure du projet et demande au prestataire des nouvelles fonctionnalités non prévues initialement.

La phase de rédaction du cahier des charges correspond donc en quelques sortes à la phase dans laquelle sont posées les fondations du projet. Cependant il n’est pas pour autant nécessairement statique. Son contenu peut tout à fait être modifié au cours du projet sur la base d’un avenant accepté par les deux parties, même si dans l’idéal tout devrait être défini dès le début.

La constitution d’un cahier des charges

Votre cahier des charges doit comporter :

• Une introduction contenant un résumé sur votre entreprise ainsi qu’une description et le contexte du projet. Rédigez quelques mots pour exposer le fondement de la demande. En effet, donner du sens au développement facilite la compréhension de vos besoins et de vos contraintes. Très rapidement, le cahier des charges doit permettre de comprendre le but recherché, afin de permettre au prestataire d’en saisir le sens.

• La définition de vos besoins. Dans la mesure où le prestataire est le plus compétent pour proposer une solution technique appropriée, le cahier des charges doit préférentiellement faire apparaître le besoin de manière fonctionnelle. Le cahier des charges doit également contenir tous les éléments permettant au prestataire de juger de la taille du projet et de sa complexité afin d’être en mesure de proposer une offre la plus adaptée possible en termes de coût, de délai et de qualité.

Pensez a lister les spécifications techniques que vous souhaitez voir inclure. La difficulté de cette tâche est de décrire les fonctions attendues précisément pour permettre le travail de réalisation sans entrer dans un niveau détail trop élevé. Si vous avez en tête une idée du design final, faites une maquette. L’exercice peut paraître quelque peu rébarbatif, mais il est essentiel pour la compréhension de votre besoin. De plus, il vous oblige à réfléchir sur ce que vous voulez vraiment.

• Un lexique du vocabulaire : Nombre de projets échouent à cause d’une mauvaise communication et en particulier à cause d’un manque de culture et de vocabulaires communs entre le client et le prestataire. En effet, là où le client croît employer un vocabulaire générique, le prestataire entend parfois un terme technique avec une signification particulière.

• Les particularités administratives :Précisez les ressources financières que vous comptez mobiliser, et exprimez ici la date de réalisation attendue pour votre projet. Avec, pour les cas un peu plus complexes, des livrables intermédiaires

Conseils et astuces pour la rédaction du cahier des charges

Il n’est pas nécessaire d’être un(e) expert(e) pour rédiger un cahier des charges ! Vous pouvez utiliser vos propres mots. Il est même conseillé d’utiliser un vocabulaire simple qui puisse être compris par l’ensemble des acteurs impliqués dans le projet. L’important c’est que vous arriviez à faire comprendre vos besoins aux prestataires potentiels.

Le cahier des charges se doit d’être précis. Un cahier peu détaillé ne favorise pas une offre complète, et lorsqu’il existe des imprécisions, cela se transforme souvent en source de litige. La client aura tendance à dire « C’était évident ». L’expérience montre cependant que rien n’est évident.

A l’inverse, le cahier des charges ne doit pas tout préciser. Un cahier trop précis risque de limiter la force de conseil et la créativité du prestataire. Il ne faut pas tomber dans le syndrome de l’excès de précisions qui risque aussi d’être trop consommateur de temps et de budget.

Prenez le temps de la réflexion ! Une fois que vous avez rédigé votre cahier des charges, laissez-le de côté une journée ou deux. Relisez-le attentivement à tête reposée et essayez de prendre du recul par rapport au descriptif. Demandez-vous : « si je découvrais le projet pour la première fois en lisant ces lignes, est-ce que je comprendrais bien de quoi il s’agit ? ».

Enfin, celui-ci doit aussi être relu et corrigé car l’expérience montre que plus les erreurs produites dans le cahier des charges sont détectées tardivement dans les phases qui suivent, plus leur correction à un coût élevé. Vous pouvez également faire relire votre cahier des charges par un tiers, cela vous donnera un avis extérieur qui peut s’avérer utile !

Voila j’espère que cette petite présentation du cahier des charges vous aidera a rédiger les vôtres. Surtout si vous avez des questions n’hésitez pas à les poser dans les commentaire, je me ferai un plaisir de vous répondre.